Czym jest nota obciążeniowa?
Nota obciążeniowa to dokument księgowy służący do obciążenia kontrahenta określoną kwotą, ale wyłącznie w sytuacjach, które nie są związane ze sprzedażą towarów lub usług objętych podatkiem VAT. Oznacza to, że nie dokumentuje ona transakcji handlowych, a jedynie rozliczenia wynikające z innych zobowiązań, takich jak:
- kary umowne;
- odsetki ustawowe za zwłokę w płatnościach;
- zwrot kosztów poniesionych w imieniu kontrahenta;
- rozliczenia dodatkowych opłat wynikających z umów.
Nota obciążeniowa jest narzędziem formalnym, ale do jej wystawienia nie trzeba mieć szczególnych danych, takich jak numer identyfikacji VAT (NIP) czy stawka podatku. Dzięki temu jej wygenerowanie jest bardzo proste.
Nota obciążeniowa a inne dokumenty
Warto wiedzieć, jak nota obciążeniowa różni się od innych dokumentów rozliczeniowych, takich jak faktura, nota kredytowa i refaktura.
- Faktura dokumentuje sprzedaż towarów lub usług podlegających podatkowi VAT. Nota obciążeniowa służy z kolei do rozliczeń, które nie wymagają naliczenia VAT-u. Nie zastępuje ona faktury, jeśli transakcja podlega opodatkowaniu.
- Nota kredytowa obniża należność wynikającą z wcześniej wystawionej faktury (np. w przypadku zwrotu towaru). Nota obciążeniowa natomiast zwiększa należność, ale nie jest związana z żadnym wcześniejszym dokumentem.
- Refaktura to przekazanie kosztów poniesionych przez jedną stronę na drugą (np. koszty mediów). Wymaga ona jednak rozliczenia VAT, podczas gdy nota obciążeniowa dotyczy rozliczeń „poza VAT-em”.
Kiedy stosuje się notę obciążeniową?
Nota obciążeniowa ma zastosowanie w sytuacjach, które nie wymagają wystawienia faktury. Najczęściej wykorzystuje się ją w związku z:
- naliczaniem kar umownych (np. za opóźnienia w realizacji umowy);
- obciążeniem odsetkami za zwłokę w płatnościach;
- rozliczeniem dodatkowych kosztów wynikających z umowy (np. kosztów naprawy szkód);
- rozliczeniami między firmami niepodlegającymi opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.
W każdym przypadku trzeba zadbać o to, aby treść noty była zgodna z obowiązującymi wymogami i skonstruowana w oparciu o konkretny stan faktyczny.
Czy nota obciążeniowa jest wezwaniem do zapłaty?
Nota obciążeniowa nie jest tym samym co wezwanie do zapłaty. Sprawia ona, że należność jest formalnie wskazana i może być podstawą do żądania zapłaty. Jednak samo wezwanie do zapłaty jest osobnym pismem przypominającym kontrahentowi o powstałych zaległościach. Możesz jednak dołączyć notę obciążeniową do wezwania, jeśli chcesz dodatkowo uwiarygodnić swoje roszczenia.
Nota obciążeniowa – księgowanie
Księgowanie noty obciążeniowej jest stosunkowo proste. Powinna być ona ujęta w rejestrach księgowych jako dokument wpływający na salda kont należności lub zobowiązań. Trzeba przy tym pamiętać, aby:
- wskazać rodzaj dokumentu;
- poprawnie podać dane stron – potrzebne będą nazwy, adresy;
- jasno określić kwotę i podstawę wystawienia – trzeba opisać operację i jej wartość;
- dołączyć uzasadnienie, jeśli wynika z umowy lub przepisów prawa;
- zawrzeć datę dokonania operacji;
- dodać stwierdzenie sprawdzenia i kwalifikacji dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych.
Ważne! Elementy, które powinna zawierać nota obciążeniowa, są wskazane w Ustawie o rachunkowości. Zgodnie z nią muszą się tam znaleźć wszystkie podstawowe kwestie wymagane dla dokumentów księgowych.
Co jeszcze warto wiedzieć?
Przede wszystkim pamiętaj, że nota obciążeniowa może pełnić funkcję tzw. innego dowodu księgowego – w rozumieniu przepisów o prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Może więc stanowić podstawę do ujęcia kosztów w PKPiR – ale tylko wtedy, gdy dotyczy faktycznie poniesionego wydatku związanego z przychodem.
Wierzyciel może też wystawić notę obciążeniową w celu naliczenia odsetek za opóźnienie w płatnościach czy kar umownych. Może to zrobić, nawet jeśli dłużnik nie był bezpośrednio winny zwłoce albo w sytuacji, gdy nie poniesie z tego tytułu szkody.