Czym jest kompensata należności?
Kompensata należności i zobowiązań to sposób na wzajemne rozliczenie długów między stronami, bez konieczności dokonywania faktycznych przepływów pieniężnych. W praktyce oznacza to, że jeśli dwie firmy są dla siebie nawzajem jednocześnie dłużnikami i wierzycielami, mogą wzajemnie potrącić swoje należności i zobowiązania.
W obrocie prawnym wyróżnia się dwa rodzaje kompensaty – umowną i ustawową. Ta pierwsza wynika z umowy, którą strony między sobą zawrą. Powinny się w niej znaleźć zasady i warunki kompensaty. Daje ona większą elastyczność w zakresie ustalenia sposobu rozliczeń (realizuje się je zgodnie z przyjętymi standardami). Kompensata ustawowa jest z kolei regulowana przez przepisy Kodeksu cywilnego (art. 498–505).
Kompensata ustawowa co do zasady obejmuje należności, które są wzajemne (obie strony są wobec siebie dłużnikami i wierzycielami) i wymagalne (upłynął termin ich płatności), a jednocześnie mają charakter pieniężny lub jednorodzajowy (np. dostawa towarów).
Nie można jednak kompensować należności, które:
- są wyłączone przez przepisy prawa;
- wynikają z czynów niedozwolonych;
- są przedmiotem egzekucji sądowej
- zostały wyłączone w umowie, nie ulegają zajęciu z mocy prawa;
- są przedawnione.
Kompensata należności i zobowiązań – jak przebiega?
Proces kompensaty wzajemnych należności jest prosty – opiera się na porozumieniu między stronami. Jak powinien wyglądać krok po kroku?
- Obie strony muszą najpierw zidentyfikować, jakie kwoty są sobie wzajemnie winne. Przykładowo, jeśli jedna firma ma fakturę za dostawę towarów, a druga wystawiła rozliczenie za usługi, można rozważyć wzajemne potrącenie należnych kwot.
- Jedna ze stron składa oświadczenie o potrąceniu, wskazując kwoty, które mają zostać wzajemnie umorzone. Może to być forma pisemna lub elektroniczna. Trzeba w nim wskazać wysokość i terminy płatności wzajemnych wierzytelności, a także zrzeczenie się roszczeń przez strony.
- Druga strona musi zaakceptować dostarczone oświadczenie. W praktyce oznacza to zgodę na warunki kompensaty i określenie, które zobowiązania zostają umorzone.
- Jeśli tak wynika z wyliczeń, trzeba uregulować ewentualną nadwyżkę ponad kwotę kompensaty w inny sposób, np. gotówką lub przelewem.
Ważne! Przepisy prawa nie wskazują wymaganej formy przeprowadzenia kompensaty. Warto jednak zastosować tę pisemną bądź dokumentową (e-mail), aby w razie potrzeby udowodnić swoje racje w procesie sądowym.
Istotne elementy umowy kompensacyjnej
W umowie kompensacyjnej powinno się wskazać:
- strony umowy – musisz jasno określić, kto jest wierzycielem i dłużnikiem;
- kwoty i rodzaje zobowiązań – zadbaj o dokładne wskazanie, jakie należności i zobowiązania podlegają kompensacie, np. numer faktury, data wymagalności i kwota;
- podstawa prawna – warto odwołać się do przepisów Kodeksu cywilnego, aby uniknąć wątpliwości co do legalności kompensaty lub do ustaleń wynikających z wcześniej zawartej umowy;
- termin realizacji – zadbaj o określenie, kiedy kompensata ma zostać dokonana, np. w dniu podpisania umowy czy w ciągu 5 dni roboczych;
- zasady rozliczeń reszty kwoty – jeśli jedna ze stron ma większe zobowiązanie, trzeba ustalić, w jaki sposób zostanie rozliczona pozostała kwota (np. przelew na konto).
Kompensata należności to skuteczny sposób na uproszczenie rozliczeń między firmami i poprawę płynności finansowej Twojego przedsiębiorstwa. Dzięki niej możesz uniknąć nadmiaru przelewów i zminimalizować ryzyko opóźnień w płatnościach. Kluczem do sukcesu jest jednak poprawne przygotowanie dokumentacji oraz wzajemne porozumienie stron, co do przebiegu procedury.
Nie zawsze należności można regulować w taki sposób – niekiedy pojawiają się problemy zarówno prawne, jak i dotyczące skuteczność. Wtedy lepiej powierzyć windykację firmom specjalizującym się w tym zakresie.