Czym dokładnie jest nota obciążeniowa i do czego służy?
Nota obciążeniowa to dokument księgowy, który pozwala obciążyć kontrahenta określoną kwotą w sytuacjach niezwiązanych ze sprzedażą towarów lub usług objętych VAT. Oznacza to, że nie dokumentuje transakcji handlowych, lecz inne zobowiązania finansowe między stronami.
Najczęściej nota obciążeniowa dotyczy:
- kar umownych,
- odsetek ustawowych za zwłokę w płatnościach,
- zwrotu kosztów poniesionych w imieniu kontrahenta,
- rozliczenia dodatkowych opłat wynikających z umów.
Do jej wystawienia nie potrzeba numeru NIP ani stawki VAT. To sprawia, że przygotowanie noty jest szybkie, a dokument pozostaje w pełni ważny i zgodny z przepisami.
Jak nota obciążeniowa różni się od faktury, noty kredytowej i refaktury?
Różnice między tymi dokumentami są kluczowe, szczególnie dla osób prowadzących działalność gospodarczą.
- Faktura potwierdza sprzedaż towarów lub usług podlegających VAT. Nota obciążeniowa tego nie robi – służy tylko do rozliczeń pozahandlowych.
- Nota kredytowa obniża należność z wystawionej wcześniej faktury, np. gdy klient zwróci towar. Nota obciążeniowa natomiast zwiększa należność, ale nie odnosi się do wcześniejszego dokumentu.
- Refaktura pozwala przenieść koszty na inny podmiot (np. opłaty za media), jednak wymaga rozliczenia podatku VAT. Nota obciążeniowa natomiast dotyczy rozliczeń „poza VAT-em”.
W skrócie, jeśli dana transakcja nie wymaga naliczenia VAT, nota obciążeniowa będzie właściwym rozwiązaniem.
W jakich sytuacjach stosuje się notę obciążeniową?
Nota obciążeniowa sprawdza się w rozliczeniach, które nie wymagają wystawienia faktury. Można ją zastosować m.in. przy:
- naliczaniu kar umownych za opóźnienia,
- obciążaniu odsetkami ustawowymi,
- rozliczaniu dodatkowych kosztów z umowy, np. napraw lub transportu,
- zwrotach wydatków, które jedna firma poniosła w imieniu drugiej.
Ważne, aby każda nota była zgodna z obowiązującymi przepisami i odnosiła się do konkretnego zdarzenia gospodarczego. Dla większej przejrzystości warto w jej treści wskazać podstawę prawną lub numer umowy.
Czy nota obciążeniowa może być traktowana jako wezwanie do zapłaty?
Nie – nota obciążeniowa nie jest tożsama z wezwaniem do zapłaty. Pełni funkcję formalnego potwierdzenia należności, ale nie przypomina dłużnikowi o obowiązku zapłaty.
W praktyce jednak często łączy się oba dokumenty – do wezwania do zapłaty można dołączyć notę obciążeniową. Dzięki temu roszczenie staje się bardziej wiarygodne i lepiej udokumentowane, co może mieć znaczenie w ewentualnym postępowaniu sądowym.
Jak poprawnie zaksięgować notę obciążeniową?
Księgowanie noty obciążeniowej jest proste, ale wymaga zachowania kilku zasad. Dokument powinien być ujęty w rejestrach księgowych jako dowód wpływający na saldo należności lub zobowiązań.
Każda nota powinna zawierać:
- numer i datę wystawienia,
- dane wystawcy i odbiorcy,
- opis operacji i jej wartość,
- podstawę prawną lub zapis umowny,
- datę dokonania operacji,
- podpis osoby odpowiedzialnej za sporządzenie dokumentu.
| Ważne! Zgodnie z Ustawą o rachunkowości, nota obciążeniowa musi spełniać wymogi dotyczące dowodów księgowych. W praktyce wiele firm korzysta z gotowych wzorów, które ułatwiają zachowanie poprawnej struktury. |
Czy nota obciążeniowa może być dowodem księgowym w PKPiR?
Tak – w określonych przypadkach. Jeśli nota obciążeniowa dotyczy rzeczywiście poniesionego kosztu związanego z przychodem, może stanowić podstawę do ujęcia wydatku w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (PKPiR).
Na przykład: jeśli Twoja firma zapłaciła za naprawę urządzenia należącego do kontrahenta, możesz wystawić notę obciążeniową, aby odzyskać poniesione koszty. W takiej sytuacji dokument stanowi dowód księgowy.
Czy można wystawić notę obciążeniową za odsetki lub kary umowne?
Tak, i to dość często. Wierzyciel może wystawić notę obciążeniową, aby naliczyć odsetki ustawowe za opóźnienie lub kary umowne przewidziane w kontrakcie.
B2 Impact podaje klientom, ile wynosi kapitał i dodatkowe koszty w tym odsetki. Warto, skontaktować się z doradcą lub wejść na portal B2 Impact Online, aby sprawdzić szczegóły zadłużenia.
Co ważne – może to zrobić nawet wtedy, gdy opóźnienie nie wynikało bezpośrednio z winy dłużnika. Sama zwłoka w płatności wystarczy, by wierzyciel miał prawo do naliczenia odsetek.
Podsumowanie: Dlaczego warto znać zasady wystawiania noty obciążeniowej?
Nota obciążeniowa to prosty, ale niezwykle przydatny dokument. Pozwala przedsiębiorcom zachować porządek w rozliczeniach i formalnie potwierdzić należności, które nie podlegają VAT.
Choć nie zastępuje faktury, może być ważnym dowodem w księgach i skutecznym narzędziem egzekwowania należności. Warto znać jej zastosowanie, by unikać błędów i prowadzić księgowość w sposób zgodny z prawem.
